Wer in Deutschland arbeitsunfähig wird, muss den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich informieren. Bei gesetzlich Versicherten läuft der ärztliche Nachweis heute meist digital als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber. Papier ist nur noch in bestimmten Ausnahmen nötig. Für Leser in Berlin gelten dieselben bundesweiten Regeln wie in Hamburg, Köln oder München. Wer neu im System ist, findet die Grundlagen zur Krankenversicherung in Deutschland zuerst bei der eigenen Kasse und im Arbeitsvertrag. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Krankmeldung und Nachweis. Die Krankmeldung geht sofort an den Betrieb. Der Nachweis folgt nach den gesetzlichen Vorgaben aus § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz. Die eAU ersetzt nicht die Pflicht, den Arbeitgeber am ersten Krankheitstag zu informieren.
Inhaltsverzeichnis
Die Grundregel für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
So läuft die eAU in Deutschland ab
Wann Papier weiter nötig bleibt
Urlaub, Ausland und Folgebescheinigung
Krankenhaus, Reha und Vorsorge
Häufige Fehler bei der Übermittlung an den Arbeitgeber
Die Grundregel für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Die wichtigste Regel ist einfach. Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber sofort mitteilen, dass sie arbeitsunfähig sind und wie lange die Krankheit voraussichtlich dauert. Das kann je nach betrieblicher Vorgabe telefonisch, per E-Mail, per Messenger oder über eine Personalplattform passieren. Entscheidend ist, dass die Meldung rechtzeitig ankommt.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss eine ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen. Der Arbeitgeber darf den Nachweis aber auch früher verlangen.
In der Praxis bedeutet das nicht, dass Beschäftigte automatisch ein Papier an die Firma schicken müssen. Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die Daten selbst bei der Krankenkasse ab. Trotzdem bleibt die Pflicht zur eigenen Meldung bestehen. Ohne diese Information darf der Betrieb die Daten nicht einfach pauschal anfordern.
Wichtig ist auch der Datenschutz. Der Arbeitgeber erhält keinen Einblick in Diagnosen. Übermittelt werden nur die Daten, die für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit nötig sind.
- Beginn der Arbeitsunfähigkeit
- voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Hinweis, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
- bei besonderen Fällen Angaben zu Krankenhaus oder Reha
| Situation | Pflicht der Beschäftigten | Weg des Nachweises | Wichtig für den Betrieb |
|---|---|---|---|
| Gesetzlich versichert in Deutschland | Sofort krankmelden und Dauer nennen | eAU über Krankenkasse | Arbeitgeber ruft Daten selbst ab |
| Folgekrankschreibung | Verlängerung sofort melden | eigene eAU für den Folgezeitraum | Folgebescheinigung getrennt abrufen |
| Privat versichert | Sofort krankmelden und Bescheinigung weitergeben | Papiernachweis | kein regulärer eAU-Abruf |
| Erkrankung im Ausland | Arbeitgeber und Krankenkasse selbst informieren | ärztliches Attest | eAU gilt hier nicht |
So läuft die eAU in Deutschland ab
Seit dem 1. Januar 2023 ist das Verfahren für Arbeitgeber verpflichtend. Wer gesetzlich krankenversichert ist und sich in Deutschland bei einer Vertragsarztpraxis, Zahnarztpraxis oder einem Krankenhaus krankschreiben lässt, muss die AU in der Regel nicht mehr selbst an die Firma senden.
Der Ablauf ist klar organisiert. Nach der ärztlichen Feststellung geht die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Daten dort ab. Beschäftigte müssen also nicht mit einem Ausdruck zur Personalstelle gehen, nur weil eine AU vorliegt.
Viele Praxen geben trotzdem einen Ausdruck für die eigenen Unterlagen mit. Für den Arbeitgeber ist dieser Ausdruck in normalen Fällen nicht mehr der Standard. Er kann aber hilfreich sein, wenn es technische Probleme gibt oder der Betrieb ausnahmsweise einen Ersatznachweis braucht. Wer in Berlin noch keinen festen Arzt hat, kann die Suche mit Hinweisen zum Hausarzt in Berlin strukturieren.
- Beschäftigte melden die Arbeitsunfähigkeit sofort im Betrieb.
- Die Arztpraxis stellt die AU fest und übermittelt sie an die Krankenkasse.
- Der Arbeitgeber fragt den Zeitraum bei der Krankenkasse ab.
- Die Krankenkasse meldet den Zeitraum zurück.
- Bei einer Verlängerung beginnt der Abruf für den Folgezeitraum erneut.
Wichtig ist die Reihenfolge. Der Arbeitgeber bekommt die AU nicht automatisch ohne Anlass. Erst die Mitteilung der Beschäftigten macht den gezielten Abruf möglich. Das schützt personenbezogene Daten und verhindert pauschale Abfragen.
Praktisch ist die eAU auch für Folgekrankmeldungen. Jeder bescheinigte Zeitraum wird gesondert verarbeitet. Wer also erst bis Freitag krankgeschrieben ist und am Freitag eine Verlängerung bis zur nächsten Woche erhält, sollte die Verlängerung sofort melden. In Berlin hilft bei knappen Terminen oft ein früher Blick auf Informationen zu Facharztterminen in Berlin, wenn eine weitere Behandlung nötig wird.
Krankschreibung Schritt für Schritt richtig melden
Die erste Meldung geht immer sofort an den Arbeitgeber. Danach folgt der passende Nachweis je nach Versicherungsstatus und Situation.
- Arbeitsunfähigkeit sofort im Betrieb melden.
- Die voraussichtliche Dauer nennen.
- Ärztliche Feststellung einholen.
- Prüfen, ob der Nachweis als eAU läuft oder selbst übermittelt werden muss.
- Eine Verlängerung sofort erneut melden.
Wichtig bleibt der Unterschied zwischen Krankmeldung und Nachweis. Die eAU ersetzt nicht die erste Information an den Arbeitgeber.
Wann Papier weiter nötig bleibt
Die Papierbescheinigung ist nicht verschwunden. Sie bleibt immer dann wichtig, wenn das eAU-Verfahren rechtlich oder technisch nicht greift.
Die wichtigsten Ausnahmen betreffen privat Versicherte, Minijobs in Privathaushalten und Krankmeldungen aus dem Ausland. Auch wenn eine Ärztin oder ein Arzt nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, entsteht nicht automatisch eine eAU. Dann bleibt der klassische Nachweis nötig.
- privat krankenversicherte Beschäftigte
- Minijobs in Privathaushalten
- Arbeitsunfähigkeit im Ausland
- Behandlungen außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung
- technische Störungen im Übermittlungsverfahren
| Fall | Welche Form gilt | Wer muss aktiv senden | Worauf es ankommt |
|---|---|---|---|
| Privatversicherung | Papierbescheinigung | Beschäftigte | eAU-Verfahren greift regelmäßig nicht |
| Minijob im Privathaushalt | Papierbescheinigung | Beschäftigte | Minijob-Zentrale ist nicht die Abrufstelle |
| Ausland | ärztliches Attest | Beschäftigte an Arbeitgeber und Krankenkasse | eAU gilt nur für Inlandssachverhalte |
| Technischer Fehler | Ersatznachweis | je nach Absprache Beschäftigte | Ausdruck kann vorübergehend helfen |
Gerade bei privat Versicherten wird die alte Logik oft noch angewendet. Dort muss der Nachweis im Regelfall weiterhin aktiv an den Arbeitgeber gehen. Deshalb lohnt sich ein Blick in betriebliche Vorgaben und in den eigenen Vertrag. Wer unsicher ist, findet ergänzende Hinweise im Beitrag zum Arbeitsvertrag in Deutschland richtig lesen.
Urlaub, Ausland und Folgebescheinigung
Besonders fehleranfällig ist die Krankmeldung im Urlaub. Die eAU gilt nur für Krankmeldungen im Inland. Wer im Ausland erkrankt, muss sich dort ein ärztliches Attest besorgen und den Nachweis selbst an Arbeitgeber und Krankenkasse weiterleiten.
Auch bei Urlaub in einem anderen Land bleibt die Pflicht zur schnellen Meldung bestehen. Der Betrieb muss wissen, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Nur dann kann er reagieren und Ausfallzeiten korrekt erfassen. Für den Nachweis zählt nicht die spätere Rückkehr nach Deutschland, sondern die Bescheinigung am Aufenthaltsort.
Wer während des Urlaubs krank wird, sollte außerdem zwischen Erholung und Arbeitsunfähigkeit unterscheiden. Krankheitstage werden nicht automatisch neu gutgeschrieben. Ein ärztlicher Nachweis ist dafür zentral.
Bei Folgebescheinigungen ist vor allem lückenlose Kommunikation wichtig. Die erste AU endet an einem bestimmten Tag. Dauert die Krankheit länger, braucht es eine Anschlussbescheinigung. Beschäftigte sollten die Verlängerung melden, sobald sie feststeht. Sonst wirkt die Abwesenheit im Betrieb schnell ungeklärt, obwohl medizinisch alles korrekt dokumentiert wurde.
Krankenhaus, Reha und Vorsorge
Das Verfahren wurde in den vergangenen Jahren erweitert. Seit dem 1. Januar 2024 melden Krankenhäuser auch tagesstationäre Behandlungen elektronisch. Seit dem 1. Januar 2025 sind zudem Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen eingebunden, wenn die gesetzliche Krankenversicherung oder die gesetzliche Rentenversicherung Leistungsträger ist.
Für Beschäftigte ändert sich im Kern wenig. Die Mitteilung an den Arbeitgeber bleibt Pflicht. Für Betriebe ist der Unterschied wichtiger, weil die Krankenkasse je nach Fall andere Rückmeldegründe liefert. Das hilft der Personalabteilung bei der Zuordnung zwischen normaler AU, Krankenhaus und Reha.
Neu ist auch ein praktischer Punkt bei stationären Aufenthalten. Seit 2025 muss der Arbeitgeber das tatsächliche Entlassungsdatum nicht immer neu abfragen, wenn bereits eine passende Meldung vorliegt. Das entlastet die Abläufe in der Entgeltabrechnung.
Anders sieht es bei Konstellationen mit der gesetzlichen Unfallversicherung aus. Dort kann weiterhin eine Liegebescheinigung in Papierform nötig werden. Beschäftigte sollten solche Sonderfälle nicht erst am Ende des Aufenthalts klären, sondern früh mit Arbeitgeber und Krankenkasse abstimmen.
Häufige Fehler bei der Übermittlung an den Arbeitgeber
Viele Missverständnisse entstehen nicht durch das Gesetz, sondern durch alte Gewohnheiten. Noch immer glauben Beschäftigte, die Arztpraxis informiere automatisch den Betrieb. Das stimmt nicht. Automatisch geht die AU nur an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber muss die Daten selbst abrufen.
Ebenso häufig ist der Irrtum, dass eine Meldung erst nötig sei, wenn die Krankschreibung ausgestellt wurde. Auch das ist falsch. Wer morgens merkt, dass Arbeit nicht möglich ist, sollte den Betrieb sofort informieren. Der Arzttermin kann später am selben Tag folgen.
Fehler entstehen außerdem in diesen Punkten.
- Die Krankmeldung wird an die falsche Stelle im Betrieb geschickt.
- Die voraussichtliche Dauer fehlt in der ersten Meldung.
- Eine Verlängerung wird nicht sofort nachgereicht.
- Im Ausland wird auf eine eAU vertraut, obwohl Papier nötig ist.
- Privat Versicherte gehen fälschlich vom digitalen Standard aus.
- Beschäftigte senden nur ein Foto der Bescheinigung, obwohl der Betrieb klare andere Vorgaben für Ausnahmefälle hat.
Am sichersten ist eine kurze Meldung am ersten Krankheitstag mit Beginn und voraussichtlicher Dauer. Danach sollte geprüft werden, ob der Fall über eAU läuft oder ob ausnahmsweise Papier an den Arbeitgeber geht.
Für Arbeitnehmer in Berlin und anderswo ist die Regel damit klarer geworden. Die Übermittlung des ärztlichen Nachweises wurde digitalisiert. Die persönliche Pflicht zur schnellen Krankmeldung blieb aber unverändert. Wer diesen Unterschied beachtet, vermeidet die meisten Probleme im Alltag.
Interaktiver Melde-Check zur Krankschreibung
Mit dieser kurzen Auswahl lässt sich prüfen, welcher Weg zum Nachweis typischerweise passt.
Checkliste für den ersten Krankheitstag
Diese Punkte sollten direkt erledigt werden.
- Arbeitgeber unverzüglich informieren
- Beginn der Arbeitsunfähigkeit mitteilen
- Voraussichtliche Dauer nennen
- Arzttermin oder ärztliche Feststellung organisieren
- Prüfen, ob eAU oder Papiernachweis gilt
- Betriebliche Vorgaben zur Meldung beachten
- Bei Verlängerung den Betrieb erneut informieren
- Bei Auslandsfall zusätzlich die Krankenkasse informieren
Die Liste passt besonders gut für Beschäftigte, die den Unterschied zwischen schneller Krankmeldung und späterem Nachweis im Alltag klar trennen wollen.
FAQ
Muss ich meinen Arbeitgeber noch selbst informieren, wenn es die eAU gibt?
Ja. Die eAU ersetzt nur den Weg des ärztlichen Nachweises. Die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer sofort zu melden, bleibt bestehen.
Muss ich die Krankschreibung noch in Papierform an die Firma senden?
Bei gesetzlich Versicherten in Deutschland meistens nicht. Der Arbeitgeber ruft die Daten bei der Krankenkasse ab. Papier bleibt vor allem bei Privatversicherung, Auslandsfällen oder technischen Störungen wichtig.
Was passiert bei einer Verlängerung der Krankschreibung?
Die Verlängerung muss dem Arbeitgeber ebenfalls sofort gemeldet werden. Für den Folgezeitraum wird eine weitere Bescheinigung verarbeitet, auch wenn die Arbeitsunfähigkeit medizinisch nahtlos weiterläuft.
Gilt die eAU auch im Ausland?
Nein, nicht als regulärer Standard. Wer im Ausland erkrankt, braucht dort ein ärztliches Attest und muss es selbst an Arbeitgeber und Krankenkasse weitergeben.
Bekommt mein Arbeitgeber meine Diagnose zu sehen?
Nein. Übermittelt werden nur die für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erforderlichen Daten. Diagnosen gehören nicht dazu.
Was gilt für privat Versicherte?
Privat Versicherte nehmen am regulären eAU-Verfahren für den Arbeitgeber in der Regel nicht teil. Hier bleibt die Papierbescheinigung der maßgebliche Weg für den Nachweis gegenüber dem Betrieb.
In Deutschland müssen Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin sofort dem Arbeitgeber melden. Bei gesetzlich Versicherten wird der ärztliche Nachweis seit 2023 meist digital als eAU über die Krankenkasse an den Arbeitgeber übermittelt. Papier ist vor allem bei Privatversicherung, im Ausland, bei Minijobs in Privathaushalten oder bei technischen Störungen nötig. Wer die erste Krankmeldung, die voraussichtliche Dauer und jede Verlängerung rechtzeitig weitergibt, erfüllt die wichtigsten Pflichten.
Quelle
- Gesetze im Internet
- AOK Arbeitgeberservice
- Techniker Krankenkasse
- BARMER
- Kassenärztliche Bundesvereinigung
- Minijob-Zentrale